Home Office ProTips #StayHome
abril 9, 2020 0

La pandemia del COVID-19 nos ha obligado a las empresas a trabajar de manera remota para cuidar nuestra salud y la de aquellas personas que sean más vulnerables al nuevo virus.

Afortunadamente en DaCodes diseñamos y desarrollamos Software y esto nos ha permitido adaptarnos para seguir trabajando todos desde casa y poder continuar ofreciendo nuestros servicios de manera efectiva, sin mayores obstáculos.

Tenemos la suerte de que, hace ya 10 meses decidimos implementar “Miércoles de Home Office!” para que los colaboradores puedan realizar trámites y atender temas personales y del hogar en este día sin tener que solicitar vacaciones o permisos especiales. Esto nos preparó de cierta forma para poder adaptarnos rápidamente hoy y colaborar el 100% del equipo durante el 100% del tiempo vía remota, cada quien desde su hogar, respetando las medidas sanitarias que todos debemos tomar durante estos próximos meses por responsabilidad y conciencia social.

En el mundo del trabajo remoto o Home Office, existen hoy empresas que por default llevan ya 3, 5 o más años colaborando de esta forma. Ya cometieron los errores de principiantes y ya descubrieron sus soluciones. Ya saben los pros y los contras, conocen los riesgos comunes y cómo mitigarlos. Y ya hasta tienen registros y mediciones de la productividad, del bienestar de los colaboradores, de las eficiencias, y más! Es nuestra responsabilidad aprender de ellos y avanzar rápidamente, en vez de repetir los mismos errores que alguien más ya brincó.

Aquí te dejamos las 5 tácticas que recomiendan con mayor frecuencia las empresas que llevan ya varios años haciendo Home Office y han logrado el éxito. Y muchas han experimentado incrementos en la productividad y bienestar de los colaboradores!

Daily Check Ins

Es importante tener un ritual todos los días para iniciar el día laboral y conectarte con tus colaboradores. De esta forma podemos mantener la noción del tiempo y de los días, y fortalecemos la unión con nuestros equipos de trabajo. La táctica más recomendada para lograr esta conexión es el Daily Check In. Una rápida videoconferencia con todo tu equipo de trabajo todos los días a la hora que normalmente estarías entrando a la oficina. Es importante no profundizar en ningún tema en particular durante estas videoconferencias, se recomienda que no duren más de 15 minutos! Podemos ver los Daily Check Ins como el reemplazo de los “buenos días” y la breve charla que normalmente tenemos con nuestros compañeros de trabajo cuando llegamos a la oficina todas las mañanas.

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Tareas y Revisiones Diarias

Al estar trabajando de manera completamente remota, es importante definir con claridad y precisión las tareas que cada miembro del equipo debe hacer, con tiempos y fechas de entrega. Se recomienda que se definan metas diarias para poder llevar un buen seguimiento del trabajo y evitar procrastinar. También generamos un sentimiento de “accountability” por parte de cada uno de los miembros del equipo de trabajo porque si alguien no cumple con sus tareas, le afecta al resto del equipo. Aquí, la colaboración es clave para obtener resultados exitosos.

 

Plataformas Digitales de Colaboración

Ahora más que nunca toda la información relacionada al proyecto o trabajo debe estar digitalizada y plasmada en plataformas de colaboración para que todos los integrantes de los equipos de trabajo puedan acceder a ella, gestionarla y modificarla en tiempo real. Algunas Plataformas de Colaboración mejor rankeadas en el mundo son Asana (asana.com), Jira de Atlassian (https://www.atlassian.com/software/jira)

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Evita utilizar distintos medios de comunicación para el trabajo porque va a llegar un punto en el que toda la información se encontrará dispersa y no puedas encontrarla ni utilizarla. Centraliza toda la información en una misma plataforma digital!

Comunicación

La comunicación con tus equipos de trabajo durante varias semanas o hasta meses será vía mensajes de texto, correos, llamadas telefónicas, o videoconferencias. No podrás comunicarte en persona con tus compañeros de trabajo y esto se empecerá a volver monótono y cansado después de unas 2 o 3 semanas. Te darás cuenta que, aunque tengas más tiempo en el día, algunas reuniones de trabajo que en persona podrían darse en 15 minutos, por videollamada toman 1 hora o más! Cuando los equipos trabajan completamente de manera remota, es crucial que la comunicación sea efectiva y eficiente para optimizar los tiempos de colaboración. Es responsabilidad de todos cuidar nuestras palabras y pensar muy bien cómo comunicar la información que queremos transmitir para evitar mal entendidos y tiempos desperdiciados tratando de entendernos.

Videoconferencias

Tu y tu equipo de trabajo se van a tener que convertir en maestros de las videollamadas! Van a vivir hablándole a las pantallas de sus computadores por varios meses y si no lo hacen bien, van a perder mucho tiempo valioso. En la siguiente presentación “How to Be a Virtual Meeting Hero”, unos alumnos del SGSB (Stanford Graduate School of Business) explican a detalle cómo tener la videoconferencia ideal

y por último una frase de la película The Matrix para motivarnos un poco

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